Henkilötietojen käsittely Euroopan kuluttajakeskusten verkostossa

Euroopan kuluttajakeskukset (ECC:t) ja Euroopan komissio (komissio) ovat sitoutuneet suojaamaan henkilötietojasi ja kunnioittamaan yksityisyyttäsi.

Euroopan kuluttajakeskukset tarjoavat yhteistyössä tietoa ja neuvontaa kuluttajien oikeuksista ja auttavat kuluttajia rajat ylittävää kauppaa koskevissa valituksissa ja riidoissa EU:n alueella / Euroopan talousalueella. Näin kuluttajat voivat saada täyden hyödyn EU:n sisämarkkinoista.

Euroopan kuluttajakeskukset käsittelevät henkilötietoja yleisen tietosuoja-asetuksen eli luonnollisten henkilöiden suojelusta henkilötietojen käsittelyssä sekä näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta 27. huhtikuuta 2016 annetun Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EU) 2016/679 mukaisesti.

Euroopan komissio koostuu Euroopan unionin virkamieskunnasta. Komission oikeus- ja kuluttaja-asioiden pääosaston yksikkö B3 (kuluttajalainsäädännön täytäntöönpano ja kuluttajien oikeussuojakeinot) vastaa asiankäsittelyjärjestelmäntarjoamisesta ja sen käyttötuesta kuluttajien Euroopan kuluttajakeskuksille tekemien kyselyjen käsittelyssä. Yksikkö tarjoaa asiankäsittelyjärjestelmän yhteistyössä digitaalisten palvelujen pääosaston kanssa, joka tuottaa tietotekniikkapalveluja komissiossa. Yksikkö B3, joka on asiankäsittelyjärjestelmän omistaja, vastaa sen strategisesta kehittämisestä ja käyttäjätuesta, ja digitaalisten palvelujen pääosasto vastaa sen teknisestä toiminnasta ja infrastruktuurituesta.

Komissio käsittelee henkilötietoja asetuksen (EU) 2018/1725 eli luonnollisten henkilöiden suojelusta unionin toimielinten, elinten ja laitosten suorittamassa henkilötietojen käsittelyssä ja näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta sekä asetuksen (EY) N:o 45/2001 kumoamisesta 23. lokakuuta 2018 annetun Euroopan parlamentin ja neuvoston mukaisesti.

Tietojen käsittelyn tarkoitukset

Tässä kohdassa kerromme, miksi Euroopan kuluttajakeskukset ja Euroopan komissio käsittelevät henkilötietoja. Euroopan kuluttajakeskukset ja Euroopan komissio ovat käsittelyn osalta yhteisrekisterinpitäjiä.

Hoitaessaan tehtäväänsä Euroopan kuluttajakeskukset käsittelevät henkilötietoja ECCNET2-asiankäsittelyjärjestelmässä siinä määrin ja niin pitkään kuin on tarpeen yhteen tai useampiin seuraavista tarkoituksista:

• Euroopan kuluttajakeskuksen ja kuluttajan välinen viestintä
• kuluttajan asian käsittely
• valitusten tai riitojen ratkaiseminen suoraan valituksen kohteena olevan elinkeinonharjoittajan kanssa tai vaihtoehtoisen riidanratkaisuelimen eli ADR-elimen välityksellä (ADR-elin on puolueeton elin, joka pyrkii ratkaisemaan kuluttajariitoja)
• kuluttajan asiankäsittelyn seuranta
• koottujen tilastojen tuottaminen, muun muassa tilastot epäillyistä rikkomuksista.

Euroopan komissio

Euroopan komissio tarjoaa kaikkien Euroopan kuluttajakeskusten käyttöön ECCNET2-asiankäsittelysjärjestelmän. Komissio käsittelee henkilötietoja siinä määrin ja niin pitkään kuin on tarpeen yhteen tai useampiin seuraavista tarkoituksista:

• järjestelmän käyttäjätuki Euroopan kuluttajakeskuksissa sen käytön optimoimiseksi (seuranta, koulutus ja tuki)
• Euroopan kuluttajakeskusten käyttämän asiankäsittelyjärjestelmän ylläpito, kehittäminen ja vianmääritys
• anonymisoitujen tilastojen tuottaminen, muun muassa tilastot epäillyistä rikkomuksista.

Henkilötietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon, mukaan lukien profilointi.

Käsittelemme henkilötietoja kolmella oikeudellisella perusteella: Ensinnäkin perusteena voi olla antamasi suostumus (pyytäessäsi apua Euroopan kuluttajakeskuksesta). Toiseksi käsittely voi olla tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi. Kolmanneksi käsittely voi olla tarpeen lakisääteisen velvoitteen toteuttamiseksi.

Kun vastaamme tiedusteluusi tai käsittelemme valitustasi, tietojen käsittely perustuu antamaasi suostumukseen.

Muissa edellä mainituissa tarkoituksissa (muun muassa tilastojen tuottaminen sekä asiankäsittelyjärjestelmän ylläpito, kehittäminen ja vianmääritys) käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai unionin toimielimelle tai elimelle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi (asetuksen (EU) 2018/1725 5 artiklan 1 kohdan a alakohta) tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi (asetuksen (EU) 2016/679 6 artiklan 1 kohdan e alakohta).

Verkoston oikeusperustana ovat seuraavat säädökset:

• Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus (EU) 2021/690, annettu 28. huhtikuuta 2021, sisämarkkinoita, yritysten, mukaan luettuna pienten ja keskisuurten yritysten, kilpailukykyä, kasvi-, eläin-, elintarvike- ja rehualaa ja Euroopan tilastoja koskevan ohjelman (sisämarkkinaohjelma) perustamisesta ja asetusten (EU) N:o 99/2013, (EU) N:o 1287/2013, (EU) N:o 254/2014 ja (EU) N:o 652/2014 kumoamisesta, erityisesti asetuksen 3 artiklan 2 kohdan d alakohta, 8 artiklan 2 kohdan b alakohta ja 9 artiklan 5 kohta
• Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiivi 2006/123/EY, annettu 12. joulukuuta 2006, palveluista sisämarkkinoilla, erityisesti direktiivin 21 artikla
• Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiivi 2013/11/EU, annettu 21. toukokuuta 2013, kuluttajariitojen vaihtoehtoisesta riidanratkaisusta sekä asetuksen (EY) N:o 2006/2004 ja direktiivin 2009/22/EY muuttamisesta (vaihtoehtoista kuluttajariitojen ratkaisua koskeva direktiivi), erityisesti direktiivin 14 artikla
• Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus (EU) 2017/2394, annettu 12. joulukuuta 2017, kuluttajansuojalainsäädännön täytäntöönpanosta vastaavien kansallisten viranomaisten yhteistyöstä ja asetuksen (EY) N:o 2006/2004 kumoamisesta, erityisesti asetuksen 27 artiklan 1 kohta.

Euroopan komissio käsittelee henkilötietoja seuraavista henkilötietoryhmistä:

• Euroopan unionissa, Norjassa, Islannissa ja muissa maissa asuvat kuluttajat heidän pyytäessään tietoa ja apua Euroopan kuluttajakeskuksista (kuluttajat)
• Euroopan unionissa, Norjassa ja Islannissa toimivien elinkeinonharjoittajien yhteyshenkilöt elinkeinonharjoittajien ollessa osallisina kuluttajavalituksissa tai -riidoissa (elinkeinonharjoittajien edustajat)
• ADR-elinten yhteyshenkilöt (ADR-edustajat).

Euroopan kuluttajakeskukset ja komissio eivät tietoisesti kerää tai käsittele alaikäisten tietoja.

Käsiteltäviä henkilötietoja voivat olla muun muassa seuraavat:

a) Kuluttajat:

• kuluttajan/ilmoittajan nimi
• osoite
• postinumero
• asuinmaa
• puhelinnumero
• sähköpostiosoite
• sukupuoli
• viestintäkieli
• yhteydenoton yhteenveto/kuvaus.

Myös muita kuluttajan toimittamia henkilötietoja voidaan kerätä, jos niitä tarvitaan valituksen käsittelyyn.

b) Elinkeinonharjoittajien edustajat:

Yksittäisten elinkeinonharjoittajien edustajien tietoja tallennetaan järjestelmään harvoin, mutta muun muassa seuraavia tietoja voidaan käsitellä:

• elinkeinonharjoittajan edustajan nimi
• työpaikan osoite
• postinumero
• maa
• työpuhelinnumero
• työsähköpostiosoite.

c) ADR-edustajat:

Yksittäisten ADR-edustajien tietoja tallennetaan järjestelmään harvoin, mutta muun muassa seuraavia tietoja voidaan käsitellä:

• ADR-edustajan nimi
• työpaikan osoite
• postinumero
• maa
• työpuhelinnumero
• työsähköpostiosoite.

Käsittelyn kannalta tarpeellisten tietojen antaminen on välttämätöntä, jotta voimme käsitellä asiaasi. Komissiolla on asiankäsittelyjärjestelmän tarjoajana pääsy asiakirja-aineistoosi, kuten myös niillä Euroopan kuluttajakeskuksilla, jotka osallistuvat suoraan kyselysi käsittelyyn.

Kuluttajien, elinkeinonharjoittajien edustajien ja ADR-edustajien henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin asian käsittely on kesken ja kolme vuotta käsittelyn päätyttyä. Näin voimme ryhtyä jatkotoimiin, jos käsittelyn päätyttyä asiassa tapahtuu jotain uutta. Säilytysajan päätyttyä kaikki asiaan liittyvät henkilötiedot poistetaan asiankäsittelyjärjestelmästä automaattisesti, ja vain anonyymit tilastotiedot säilytetään. Tällöin poistetaan kokonaan kaikkien sellaisten kenttien sisältö, joihin voidaan kirjata tai tallentaa henkilötietoja.

Kaikkia sähköisessä muodossa olevia henkilötietoja (esimerkiksi sähköpostiviestit, asiakirjat, tietokannat, järjestelmään ladatut tiedot) säilytetään Euroopan komission tai Euroopan kuluttajakeskuksen toimipisteiden tai jäsenvaltioiden kuluttajakeskuksien kotiorganisaatioiden (Suomessa Kilpailu- ja kuluttajavirasto) palvelimilla tai tietojärjestelmissä. Tietoja voidaan säilyttää Euroopan kuluttajakeskuksen toimipisteiden kansallisten viranomaisten sähköpostipalvelimilla ja -asiakkaissa sekä (väliaikaisesti) muissa ohjelmissa tekstinkäsittelyä varten.

Komissio ja Euroopan kuluttajakeskukset ovat ottaneet käyttöön useita teknisiä ja organisatorisia toimenpiteitä henkilötietojen suojaamiseksi. Teknisillä toimenpiteillä pyritään varmistamaan verkkoturvallisuus ja torjumaan tietojen häviämisen, muuttamisen ja luvattoman luovuttamisen riski ottaen huomioon käsittelyyn sisältyvät riskit ja käsiteltävien henkilötietojen luonne. Organisatorisiin toimenpiteisiin kuuluu henkilötietoihin pääsyn salliminen ainoastaan valtuutetuille henkilöille, joilla on perusteltu tarve saada tiedot käsittelytoimea varten.

Henkilötietoihin on pääsy ja niitä käsittelevät komission työntekijät sekä asiaa käsittelevät valtuutetut Euroopan kuluttajakeskuksen työntekijät, jotka tarvitsevat tällaisia tietoja. Tietoihin on pääsy vain sellaisilla työntekijöillä, joiden on välttämättä saatava tiedot. Kyseiset työntekijät noudattavat lakisääteisiä ja muita salassapitovaatimuksia.

Jotta yhteydenotossa esittämäsi asia voidaan ratkaista, tapauksesi voidaan myöhemmin toimittaa nimenomaisella suostumuksellasi asiaa käsitteleville valtuutetuille Euroopan kuluttajakeskuksen työntekijöille siihen maahan, jossa elinkeinonharjoittaja sijaitsee, tai tarvittaessa julkisille tai yksityisille elimille, kuten ADR-elimelle tai kansalliselle valvontaelimelle.

Tällaisten muille toimitettujen tietojen yhteydessä voidaan ottaa yhteyttä kyseiseen elinkeinonharjoittajaan. Silloin voidaan myös luovuttaa henkilötietoja, jos se on tarpeen yhteydenotossa esitetyn asian ratkaisemiseksi.

Keräämiämme tietoja ei edellä mainittua lukuun ottamatta luovuteta kolmansille osapuolille, paitsi siinä määrin ja siihen tarkoitukseen kuin niitä on lain mukaan luovutettava.

Norja ja Islanti ovat ETA-/EFTA-maita, eli ne kuuluvat EU:n kanssa tehdyn sopimuksen mukaisesti Euroopan talousalueeseen ja Euroopan vapaakauppaliittoon. Norjassa ja Islannissa sijaitsevat Euroopan kuluttajakeskuksen toimipisteet ovat Euroopan kuluttajakeskusten verkoston jäseniä.

Sinulla on asetuksen (EU) 2018/1725 III luvun (14–25 artikla) mukaisesti oikeuksia, kun henkilötietojasi käsitellään, erityisesti oikeus tarkistaa henkilötietosi ja oikaista ne, jos ne ovat epätarkkoja, virheellisiä tai puutteellisia. Tietyissä tapauksissa sinulla voi olla oikeus saada

henkilötietosi poistetuksi, oikeus rajoittaa tietojen käsittelyä, oikeus vastustaa käsittelyä ja oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen.

Yhteydenoton myötä olet antanut suostumuksen henkilötietojen käsittelyyn Euroopan kuluttajakeskukselle ja Euroopan komissiolle (oikeus- ja kuluttaja-asioiden pääosasto, osasto E – kuluttaja-asiat, yksikkö B3 – kuluttajalainsäädännön täytäntöönpano ja kuluttajien oikeussuojakeinot).

Suostumuksen voi peruuttaa milloin tahansa ilmoittamalla siitä rekisterinpitäjälle. Jos olet kuluttajana lähettänyt kyselyn Euroopan kuluttajakeskukselle, rekisterinpitäjä, jolle peruuttamisesta ilmoitetaan, on kyseinen Euroopan kuluttajakeskus. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

Voit käyttää oikeuksiasi ottamalla yhteyttä siihen rekisterinpitäjään, johon olet alun perin ollut yhteydessä (Euroopan kuluttajakeskus), tai ristiriitatilanteessa paikallista Euroopan kuluttajakeskusta valvovaan tietosuojavastaavaan. Halutessasi voit vaihtoehtoisesti ottaa yhteyttä Euroopan tietosuojavaltuutettuun (yhteystiedot ovat jäljempänä kohdassa 9), vaikka ensisijaisesti sinun tulee olla yhteydessä siihen kansalliseen Euroopan kuluttajakeskukseen, johon teit valituksen, ja sen tietosuojavastaavaan.

Jos haluat käyttää oikeuksiasi yhden tai useamman käsittelytoimen yhteydessä, toimita pyyntösi mukana kuvaus tiedoista.

Rekisterinpitäjä (Euroopan kuluttajakeskus): Euroopan kuluttajakeskus Suomessa

Rekisterinpitäjä (Euroopan komissio): Oikeus- ja kuluttaja-asioiden pääosasto, osasto E – kuluttaja-asiat, yksikkö B3 – kuluttajalainsäädännön täytäntöönpano ja kuluttajien oikeussuojakeinot

Selosteviite: DPR-EC-01406

Kaksi yhteisrekisterinpitäjää

Jos haluat käyttää asetuksen (EU) 2018/1725 tai yleisen tietosuoja-asetuksen (EU) 2016/679 mukaisia oikeuksiasi, esittää kommentteja, kysymyksiä tai huolenaiheita tai tehdä valituksen henkilötietojesi keräämisestä ja käytöstä, ota yhteyttä rekisterinpitäjään, eli tavanomaisessa tapauksessa siihen Euroopan kuluttajakeskukseen, johon olet aiemmin ollut yhteydessä:

Euroopan kuluttajakeskus Suomessa (ekk@kkv.fi) ja Kilpailu- ja kuluttajaviraston (Suomessa toimivan Euroopan kuluttajakeskuksen kotiorganisaatio) tietosuojavastaava (tietosuoja@kkv.fi)

Vaihtoehtoisesti voit ottaa yhteyttä seuraavaan rekisterinpitäjään:

Euroopan komissio, oikeus- ja kuluttaja-asioiden pääosasto, osasto E – kuluttaja-asiat, yksikkö B3 (kuluttajalainsäädännön täytäntöönpano ja kuluttajien oikeussuojakeinot)
Sähköposti: JUST-B3@ec.europa.eu

Euroopan komission tietosuojavastaava

Voit ottaa yhteyttä komission tietosuojavastaavaan (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu) asetuksen (EU) 2018/1725 mukaiseen henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä asioissa.

Euroopan tietosuojavaltuutettu (EDPS)

Sinulla on oikeus tehdä valitus Euroopan tietosuojavaltuutetulle (edps@edps.europa.eu), jos katsot, että rekisterinpitäjä on loukannut asetuksen (EU) 2018/1725 mukaisia oikeuksiasi käsitellessään henkilötietojasi.

Komission tietosuojavastaava pitää julkista rekisteriä kaikista kirjatuista ja ilmoitetuista komission suorittamista henkilötietojen käsittelytoimista.

Tämä käsittelytoimi on kirjattu komission tietosuojavastaavan julkiseen rekisteriin viitteellä DPR-EC-01406.

Kilpailu- ja kuluttajavirasto, joka on Euroopan kuluttajakeskuksen kotiorganisaatio Suomessa, vastaa muiden tietosuojalainsäädännöstä tulevien velvoitteiden toteuttamisesta ja ylläpitää käsittelytoimiselostetta.